巧用Outlook模板简化日常工作

　　 一、窗体和沙盘简介

　　 窗体与沙盘的辨别之一在乎它们的运用办法与生存场所各别。窗体该当颁布到outlook窗体库之一，比方“部分窗体库”包括个人运用的窗体，百般以outlook文献夹定名的窗体库包括了在一定文献夹下运用的窗体。

　　 沙盘是扩充名为.oft的普遍windows文献。采用菜单“文献/兴建/采用窗体”，在“搜索”栏采用沙盘文献夹(比方“文献体例中的用户沙盘”)，就不妨找到百般可用的沙盘。即使要运用窗体，采用菜单“文献/兴建/采用窗体”，采用符合的窗体库或文献夹，而后采用可用的窗体。即使窗体被颁布到了outllook文献夹(比方收件箱)，该窗体的名字不妨从“举措”菜单找到。outlook自己带有很多规范(或默许)窗体，它们即是用户翻开某个outlook文献夹后点击“兴建”按钮时看到的窗体，简直看到哪一个窗体与其时翻开的文献夹相关，比方，翻开收件箱文献夹时，点击“兴建”按钮翻开的是兴建邮件的窗体。

　　 创造自设置窗体之后，必需把窗体颁布到某个窗体库本领运用它。窗体库普遍是当地的；即使在搜集上，则目的必需是共享或公用的文献夹，并且还要有需要的权力。

　　 即使运用了email定制窗体，该当保证收件人不妨辨别该窗体。因为窗体是定制的，收件人不确定不妨考察窗体的设置消息。为了保证收件人不妨看到完备的邮件，需要时该当把窗体设置消息和窗体一齐发送。底下咱们不妨看到，有一个复选框特意用来实行这个工作，它保护收件人接受的email中包括窗体的设置消息。其余，运用定制窗体时，还该当保护收件人运用的是outlook，要不，她们大概没辙察看收到的实质。然而，对于沙盘文献，这种情景就不会展示了。

　　 二、创造邮件沙盘

　　 要创造邮件沙盘，第一步是创造一个新的邮件。在文献夹视图中式点心击“收件箱”，再点击“兴建”按钮创造新邮件。填写邮件的实质，普遍地，这边须要输出少许邮件的正文实质和出面。简直须要输出哪些实质与沙盘的用处相关。比方，即使email沙盘用来出门报告，只需证明本人不在接待室，重要公事请接洽其余的人；对于惯例的公布邮件，则该当包括一切老是在公布中展示的实质。记取，运用沙盘时沙盘自己不会被变换，简略笔墨老是要比增添笔墨简单，以是，最佳在沙盘中放入该类email中常常展示的一切消息。

　　 即使用该沙盘创造的邮件老是与一定的事变关系，比方诉求获得某类消息或扶助，不妨为邮件树立中心，制止此后历次从新输出中心。有些邮件老是有一组恒定的接受者，在“收件人”、“抄送”或“密件抄送”栏目输出那些邮件地方，不妨进一步简化此后的操纵。

　　 实行邮件沙盘之后，接下来要生存它。采用菜单“文献/另存为”，从“生存典型”列表采用outlook沙盘(*.oft)，输出沙盘文献的名字，“生存场所”表露出了生存沙盘的默许场所。

　　 为便于考察，不妨把沙盘介入到outlook面板。outlook面板包括了很多指向outlook东西的赶快办法。当定制沙盘的数目日益减少时，在outlook面板中创造组来处置沙盘不失为一种好本领。

　　 1、右击outlook面板的大肆空缺地区，采用菜单“增添新组”，outlook面板的底部展示了一个新的组，　　为该组指定符合的称呼，比方“沙盘”。

　　 2、双击组的称呼，翻开该组。

　　 组内里不妨放入百般赶快办法，比方outlook东西、web页面、word文书档案以及email沙盘等。沙盘是扩充名为.oft的文献，以是可点击windows菜单“发端/探求/文献或文献夹”搜索。把找到的沙盘文献拖入outlook面板，而后为面板中的赶快办法指定符合的称呼。

　　 三、把沙盘生存为窗体

　　 把沙盘生存为窗体的长处是，当用户翻开一定的文献夹时，如“收件箱”，他不妨很简单地经过举措菜单考察关系的窗体，并且窗体的运转速率要比沙盘略快。其余，运用窗体不妨结构出某些特出的功效，比方搀杂的遏制功效，沙盘没有这上面的上风。

　　 把沙盘生存为窗体的进程是：

　　 1、开始创造沙盘，或翻开现有的沙盘。

　　 2、采用菜单“东西/窗体/将窗体颁布为”，从“搜索”采用“收件箱”，指定窗体的称呼，点击“颁布”，outlook提醒能否要选中“将名目与窗体设置一齐生存”复选框，采用“是”。

　　 因为窗体生存到了“收件箱”文献夹，所以，翻开收件箱时不妨简单地经过举措菜单考察该窗体。

　　 四、便签与沙盘

　　 沙盘不只实用于email，并且还不妨用来其它outlook名目，如便签。outlook便签是一种特殊简单的东西，它不只不妨在outlook里面运用，并且不妨放到桌面、工作栏或office赶快东西栏上。放在桌面上的便签以一种特出的方法生存，无需启用outlook就不妨察看。输出便签实质时，第一条龙机动变成便签的题目，所以该当尽管保护第一条龙实质简略领会。便签编纂界面没有罕见的“文献”菜单，输出完便签的实质后，点击封闭按钮就生存了窜改后的实质。

　　 即使你常常用便签来生存一定典型的消息，不妨经过创造便签沙盘来简化这类工作。开始创造一个新的便签，输出该类便签老是(或常常)展示的实质。而后，点击便签编纂窗口左上角的图标，从菜单采用“另存为”。从“生存典型”列表框采用“outlook沙盘”，指定沙盘的称呼，结果点击“生存”。

　　 运用定制的便签沙盘时，不妨依照运用email沙盘的办法采用菜单“文献/兴建/采用窗体”，大概，即使沙盘的赶快办法仍旧放入outlook面板，只需点击该沙盘的赶快办法。其余，还可把便签沙盘文献的赶快办法放到桌面上，而后点击桌面上的赶快办法创造新便签，运用这种本领的长处是创造新便签不须要启用outlook。

　　 五、树立机动应答

　　 即使你常常收到少许只需作出“规范化”应答的邮件，不妨运用outlook的机动应答功效，免除细工恢复邮件之劳。要运用机动应答，开始要树立邮件准则，抉择出那些须要机动应答的邮件。其余，还要把默许的邮件方法树立为文本。树立该选项的本领是：采用菜单“东西/选项”，采用“邮件方法”选项卡，从“以该邮件方法撰写”列表框采用“纯文本”。

　　 假如要为某个一定帐户接受的一切邮件树立机动应答准则。在outlook 200第22中学，采用菜单“东西/准则引导”，点击“兴建”。采用“由空缺准则发端”以及“邮件达到时查看”，点击“下一步”连接。在“想要查看何种前提中”，选中“经过指定帐户”，在底下的“准则证明”地区，点击“指定”链接，采用该准则实用的帐户，点击“决定”，再点击“下一步”。

　　 从“怎样处置该邮件”列表框，采用“用一定沙盘回复”，从底下的“准则证明”地区，点击“一定沙盘”链接，找到应答沙盘并决定。点击“下一步”两次，指定例则的称呼，点击“中断”。点击“决定”两次实行树立。

　　 六、创造定制窗体

　　 进修创造定制窗体最佳从编纂现有窗体发端。开始，在outlook 200第22中学采用菜单“东西/窗体/安排窗体”，从规范窗体库采用“邮件”，点击“翻开”。这就以安排形式翻开了邮件窗体。这个窗体包括两个各别的地区：创造邮件的界面，即以安排形式翻开窗体后开始看到的界面，称为“撰写页”；另一个地区即是接受者观赏邮件时看到的界面，称为“观赏页”。

　　 即使要切换暂时表露的页，采用菜单“窗体/编纂撰写页”或“窗体/编纂观赏页”。底下咱们来做一个大略的考查。在翻开观赏页的状况下，点击邮件正文地区，从左边边境安排正文地区的巨细。在安排边境线后留出的空缺场所上增添少许笔墨：开始采用菜单“窗体/控件东西箱”，点击东西箱上的“标签”按钮(小写的“a”)，再点击空缺地区把标签放到符合的场所；右击窗体上的新标签，采用菜单“属性”。在题目栏输出“！神秘！”，如需要，还不妨安排字体脸色等属性。

　　 实行后，采用“属性”选项卡，起用“将名目与窗体设置一齐生存”。该选项保证窗体与email一道发送，保护收件人看到的邮件与发件人的安排企图实足普遍。

　　 结果要做的是颁布窗体。采用菜单“东西/窗体/将窗体颁布为”，采用颁布目的场所(本例咱们运用收件箱)，输出表露称呼和窗体称呼，比方“神秘邮件”和“secretform”，点击“颁布”按钮。接下来就不妨用该自设置窗体创造邮件。在文献夹列表中采用收件箱，从举措菜单采用“兴建神秘邮件”。在本例中，编纂邮件的界面与规范界面一律，但收件人看到的将是过程定制的观赏页。即使要尝试自设置窗体，用该窗体给本人发个邮件吧。